Hvorfor en velkomstgave?
Når en kunde har skrevet under, er salget slut for salgsafdelingen, men begyndt for resten af virksomheden. Mange kunder oplever, at den opmærksomhed, de fik før aftalen, forsvinder bagefter. En velkomstgave bryder det mønster. Den siger, at relationen ikke er slut, når kontrakten er underskrevet. Det er billigt, og det er en af de få handlinger, som kunden aldrig forventer.
En velkomstgave har også en praktisk effekt. Den giver jer en grund til at ringe eller skrive til kunden uden at sælge noget. Et par dage efter gaven ankommer, kan I spørge, om alt er gået godt, og om kunden har brug for noget. Det er en naturlig samtale, og den kan afsløre små problemer, før de bliver store.
Hvornår sender I den?
Den bedste tid er inden for en uge efter aftalen. Venter I længere, mister gaven sin sammenhæng. Er det en større aftale med en lang startperiode, kan I vente til første leverance eller første møde, hvor holdene mødes. Så kan gaven følge med et kort, der siger velkommen til samarbejdet. Er der en skriftlig aftale, så send gaven, mens kunden stadig husker, hvad der blev sagt ved forhandlingen.
| Situation | Tidspunkt | Gave |
|---|
| Mindre aftale, hurtig start | Dagen efter aftalen | Lille gaveæske eller karameller med kort |
| Større aftale med kickoff | Samme uge som mødet | Gave til teamet, ikke kun én person |
| Abonnement eller løbende ydelse | Ved første faktura eller første leverance | En bog eller en lille ting til skrivebordet |
| Et stort kundeemne, der har sagt ja | Straks, og et opfølgende opkald | En gave med mere værdi og en håndskrevet tak |
Til hvem skal gaven sendes?
Tænk på, hvem der har gjort aftalen mulig. Det er ikke altid den, der har underskrevet. Nogle gange er det en indkøber, en projektleder eller en assistent. Send gaven til kontoret med navn, og skriv, hvem den er til. Hvis flere personer har deltaget, så vælg en gave, der kan deles, for eksempel en gaveæske med kaffe eller chokolade. Det er pænere end at give én person en gave, mens de andre kigger på.
Regler og forbehold
Mange virksomheder har politikker for, hvad medarbejdere må modtage. Spørg derfor kunden, om der er en grænse, eller vælg en gave, der er så lille, at den ikke kan skabe tvivl. Undgå at sende gaven, mens kunden stadig forhandler eller har et udbud kørende. Skattestyrelsen skriver, at en medarbejder kan få skattefrie gaver fra arbejdsgiveren op til en samlet værdi af 1.400 kr. i 2026. En gave fra en leverandør er ikke en gave fra arbejdsgiveren, men reglen viser, hvilket niveau der er normalt, og kunden vil ofte have lignende grænser. Læs mere om regler i skat af firmagaver.
Kilde: Skattestyrelsen, Gaver fra arbejdsgiver.
Hvad skal gaven være?
Vælg noget, der siger velkommen uden at kræve noget. En gaveæske med kaffe og chokolade er et sikkert valg, fordi den kan deles, og fordi den kan åbnes, uden at nogen skal tænke på, hvad de skylder. Et oste- og vinsæt er en pæn gave til en kunde, I kender lidt bedre. En bog kan være en god gave, hvis den passer til kundens branche, men den kan også virke som en lektion, hvis den er for direkte. Simon Sineks Start With Why er en bog om, hvorfor nogle virksomheder får deres kunder til at blive. Den er en pæn gave til en kunde, der selv arbejder med ledelse eller markedsføring.
Karameller med en lille tak i en æske er den billige version, men den kan være lige så effektiv. Den siger, at I har tænkt på kunden, og at I ikke gør noget stort ud af det. Se også gavekurv til firmaet og gaver til kunder og samarbejdspartnere for flere idéer.
Kortet, der gør gaven
En velkomstgave uden et kort er en pakke. Skriv et par linjer, der takker for tilliden og fortæller, hvad kunden kan forvente. Nævn et navn på en person, kunden kan ringe til, og giv et telefonnummer. Det er den slags detalje, der får kunden til at føle sig sikker. Velkommen til samarbejdet. Vi glæder os til at løse opgaven sammen med jer. Skriv eller ring til mig, hvis der er noget, I har brug for.
Undgå at skrive noget om priser, kontrakt eller forventninger. Kortet er en hilsen, ikke en påmindelse. Hvis I har en tradition for en håndskrevet hilsen, så brug den. Et håndskrevet kort viser, at nogen har brugt tid, og det mærkes. Flere tekster finder du i hilsen og kort til firmagaven.
En plan for de første fire uger
- Dag 1-2: Gaven og kortet
Send gaven med kort. Skriv, hvem kunden kan kontakte.
- Uge 1: Et kort opkald
Ring og spørg, om gaven er ankommet, og om der er noget, der er uklart. Hold samtalen kort.
- Uge 2: Første leverance
Sørg for, at det første resultat er godt. En god start betyder mere end en gave.
- Uge 4: En opfølgning
Spørg, hvordan samarbejdet er gået, og hvad kunden savner. Brug svaret til at forbedre processen.
Fire ting, der gør en velkomstgave dårlig
- Den ankommer en måned for sent.
- Den er den samme som alle andre får.
- Den kræver, at modtageren gør noget, for eksempel melder sig til noget.
- Den er så dyr, at kunden føler sig forpligtet.
En velkomstgave er en investering i relationen, ikke en udgift. Den behøver ikke at være stor. Den skal bare komme til tiden, være pæn og være ægte. Gør det, og kunden vil huske, at de blev budt velkommen, da de sagde ja.
Hvad hvis kunden ikke må modtage gaver?
Nogle virksomheder, især offentlige og regulerede, har forbud mod gaver fra leverandører. Spørg i forvejen, og respekter svaret. I stedet kan I give kunden noget, der ikke er en gave: en uges ekstra service, en lille workshop eller et velkomstmøde med kaffe, hvor holdene mødes. Det viser samme omtanke uden at bringe nogen i klemme.
Små og store kunder
Alle kunder skal ikke have den samme velkomst. En stor kunde, der betyder meget for omsætningen, fortjener en personlig gave og måske et besøg. En mindre kunde kan nøjes med et kort og en lille ting. Det vigtige er, at I har en regel, så ingen bliver glemt, og så I ikke bruger tid på at diskutere det hver gang. Lav tre niveauer med tre faste gaver, og lad en medarbejder i salg eller kundeservice vælge niveau, når aftalen er på plads.
Husk også at give kunden mulighed for at sige tak. Skriv på kortet, at I gerne hører, hvordan samarbejdet går. Mange kunder bruger gaven som anledning til at give en tilbagemelding, og det er en gave i sig selv. Hold en lille liste over de kunder, der har fået en velkomst, og noter datoen. Så ved I, hvem der skal have en opfølgning, når der er gået et halvt år, og I kan overveje en anden gave, når kunden har været hos jer et helt år. Læs også julegaver til kunder, hvis den nye kunde kommer ind i december.
